Manual de Usuario
Biblioteca Posgrado
UPEA
Sistema de Gestión Bibliográfica para consultar el catálogo, solicitar préstamos físicos, acceder a documentos digitales y operar la biblioteca día a día. Esta guía explica cada pantalla con capturas reales, paso a paso.
¿Qué quieres hacer?
1. Introducción
La Biblioteca Posgrado UPEA es una aplicación web para consultar el catálogo bibliográfico, solicitar préstamos físicos, acceder a documentos digitales (PDF) y gestionar la operación diaria de la biblioteca.
1.1 Roles y menú
El sistema distingue tres niveles de acceso. Cada rol incluye todo lo del rol anterior, más sus propias pantallas:
| Rol | Pantallas adicionales en el menú |
|---|---|
| Estudiante / Docente / Investigador | Inicio, Catálogo, Mi cuenta (Mis préstamos, Mis solicitudes, Notificaciones, Mi perfil) |
| Bibliotecario | Todo lo anterior + Usuarios, Materiales, Préstamos, Devoluciones, Gestión de solicitudes |
| Administrador | Todo lo del bibliotecario + Auditoría y Reportes |
1.2 Características del sistema
- Catálogo con búsqueda en tiempo real, filtros por tipo y disponibilidad digital.
- Préstamos físicos con vencimiento automático a 5 días.
- Avisos automáticos si devuelve tarde, si la cuenta está suspendida o inactiva.
- Acceso digital con token de 5 días y visor PDF protegido.
- Notificaciones automáticas de vencimientos y cambios de estado.
- Auditoría de acciones y reportes exportables (PDF, CSV y Excel).
1.3 Requisitos
- Navegador actualizado (Chrome, Firefox, Edge o Safari recientes).
- Conexión a Internet o red institucional, según dónde esté alojado el sistema.
- Credenciales entregadas por biblioteca o administrador.
3.1 Inicio de sesión
Ruta: /login
Pantalla de acceso al sistema. También llegarás aquí si tu sesión expiró o se cerró por inactividad.
3.1 Inicio de sesión
Elementos de la pantalla
- Logo y nombre: Biblioteca Posgrado UPEA.
- Campo Identificador: email institucional, código de estudiante o número de CI.
- Campo Contraseña: con botón para mostrar u ocultar.
- Botón Iniciar sesión.
- Enlace Ver catálogo público para consultar sin cuenta.
- Aviso de contacto con biblioteca si olvidaste tu contraseña.
Pasos habituales
- Escribe tu email, código o CI en Identificador.
- Escribe tu contraseña.
- Pulsa Iniciar sesión.
- Si las credenciales son correctas, entrarás a la pantalla Inicio.
3.2 Catálogo público
Ruta: /catalog
Consulta del fondo bibliográfico. Disponible sin iniciar sesión; con sesión activa muestra el mismo catálogo dentro del layout con menú.
3.2 Catálogo público
Elementos de la pantalla
- Hero superior: estadísticas del catálogo (materiales, tesis, digitales, etc.).
- Barra de búsqueda: texto libre por título, autor, palabras clave o ISBN.
- Filtro Tipo: libros, revistas, tesis, monografías u otros.
- Filtro Digital: todos, con digital o solo físico.
- Botón Buscar y resultados en tarjetas con portada, título y disponibilidad.
- Botón Pantalla completa (esquina inferior derecha) para modo kiosco.
Pasos habituales
- Escribe términos de búsqueda, o deja el campo vacío para ver todo.
- Ajusta los filtros de tipo y digital si lo necesitas.
- Pulsa Buscar o espera la búsqueda automática al escribir.
- Haz clic en una tarjeta para ver el detalle del material.
3.3 Detalle de material
Ruta: /catalog/:id
Ficha completa de un libro, tesis u otro material.
3.3 Detalle de material
Elementos de la pantalla
- Enlace Volver al catálogo.
- Portada, título, autor(es), tipo, ISBN, año, editorial, palabras clave.
- Disponibilidad: ejemplares físicos disponibles o etiqueta "Copia digital".
- Columna Préstamo físico: estado y botón Solicitar préstamo (requiere sesión).
- Columna Acceso digital: estado y botón Solicitar PDF, o Abrir PDF si ya tienes acceso.
- Metadatos adicionales en tres columnas (ubicación, clasificación, etc.).
Pasos habituales
- Revisa disponibilidad y descripción del material.
- Si necesitas el ejemplar físico y hay stock, pulsa Solicitar préstamo y confirma en el cuadro de diálogo.
- Si hay versión digital, pulsa Solicitar PDF e indica el motivo académico.
- Si tu solicitud fue aprobada, usa Abrir PDF para leer en línea.
4.1 Inicio (panel principal)
Ruta: /inicio
Pantalla de bienvenida tras el login. Resume la actividad de la biblioteca y facilita accesos rápidos.
4.1 Inicio (panel principal)
Elementos de la pantalla
- Hero personalizado con saludo y resumen.
- Cuatro tarjetas KPI (indicadores clave).
- Explorar por categorías: accesos directos al catálogo filtrado.
- Nuevas adquisiciones y Más consultados: carruseles de materiales.
- Tesis recientes, material digital destacado, actividad y alertas.
- Gráficos de uso (según rol y datos disponibles).
Pasos habituales
- Al entrar, revisa las alertas y novedades.
- Usa las categorías o tarjetas para ir al catálogo.
- Desde el menú lateral accede a cualquier otra sección.
4.2 Mis préstamos
Ruta: /my-loans
Historial de préstamos físicos a tu nombre.
4.2 Mis préstamos
Elementos de la pantalla
- Aviso sobre devoluciones en mostrador (CI + matrícula).
- Enlace a Mis solicitudes digitales.
- Filtros: Activos, Vencidos, Devueltos, Todos.
- Lista con título, ejemplar, fechas, estado y acción Voy a devolver hoy.
Pasos habituales
- Selecciona el filtro Activos para ver lo que tienes en tu poder.
- Si vas al mostrador hoy, pulsa Voy a devolver hoy para avisar al personal.
- Para devolver definitivamente, lleva el ejemplar y tu CI al mostrador.
Estados de préstamo
| Estado | Significado |
|---|---|
| Activo | Préstamo en curso dentro del plazo de 5 días. |
| Vencido | Pasó la fecha límite sin devolución. Hasta que devuelva el libro, no podrá pedir otros. |
| Devuelto | Material entregado en mostrador; préstamo cerrado. |
| Perdido | Marcado como perdido por el personal de biblioteca. |
4.3 Mis solicitudes
Ruta: /my-requests
Seguimiento de solicitudes de acceso digital y préstamo físico en línea.
4.3 Mis solicitudes
Elementos de la pantalla
- Pestañas Digital y Préstamo físico.
- Filtros: Todas, Pendientes, Aprobadas, Rechazadas.
- Tabla con material, fecha, estado y detalles.
- Botón Ir al catálogo.
Pasos habituales
- Elige la pestaña según el tipo de solicitud.
- Usa los filtros para ver solo pendientes o ya resueltas.
- Si fue aprobada una solicitud física, acude al mostrador con tu CI.
- Si fue aprobado un PDF, vuelve al detalle del material y pulsa Abrir PDF.
Estados de solicitudes (digital y físico en línea)
| Estado | Significado |
|---|---|
| Pendiente | En revisión. Las digitales pueden auto-aprobarse a los 30 minutos. |
| Aprobada | Acceso o préstamo autorizado. Digital: 5 días desde la aprobación. |
| Rechazada | El staff rechazó la solicitud; el motivo aparece en la notificación. |
| Revocada | Acceso digital cancelado antes de vencer (solo staff/admin). |
Visor PDF — protecciones
- No permite descarga directa del archivo desde el visor.
- Clic derecho e impresión restringidos.
- El token expira a los 5 días; puedes solicitar de nuevo si fue revocado.
4.4 Notificaciones
Ruta: /notifications
Centro de avisos del sistema (aprobaciones, rechazos, recordatorios).
4.4 Notificaciones
Elementos de la pantalla
- Botón Actualizar.
- Filtros: Todas, No leídas, Leídas.
- Botón Marcar todas leídas.
- Lista cronológica de notificaciones con título y mensaje.
Pasos habituales
- Revisa las no leídas (badge rojo en el menú).
- Abre cada notificación para leer el detalle.
- Usa Marcar todas leídas cuando termines de revisar.
Tipos de notificación frecuentes
- Préstamo por vencer o vencido.
- Aviso de que tienes un libro atrasado o que ya puedes volver a pedir (tras devolver).
- Aviso de que tu cuenta fue suspendida o reactivada.
- Solicitud digital o física aprobada, rechazada o pendiente.
- Recordatorios de recoger ejemplar en mostrador.
4.5 Mi perfil
Ruta: /profile
Datos personales, seguridad y preferencias.
4.5 Mi perfil
Elementos de la pantalla
- Tarjeta resumen con avatar, nombre y rol.
- Pestaña Información personal: nombre, email, CI, código, carrera, etc.
- Pestaña Seguridad: cambio de contraseña (actual, nueva, confirmación).
- Pestaña Preferencias: opciones de cuenta.
- Panel de actividad reciente y estadísticas de uso.
- Botón Editar perfil para modificar campos permitidos.
Pasos habituales
- Revisa que tus datos (especialmente CI y email) sean correctos.
- Para cambiar la contraseña, ve a Seguridad, completa los tres campos y guarda.
- Guarda los cambios con el botón correspondiente al final del formulario.
5.1 Gestión de usuarios
Ruta: /users
Alta, consulta y edición de estudiantes, docentes e investigadores. Visible para roles Bibliotecario y Administrador.
5.1 Gestión de usuarios
Elementos de la pantalla
- Botón Nuevo usuario.
- Búsqueda por nombre o email.
- Filtros por rol, estado (activo, con préstamo vencido, suspendido) y activo/inactivo.
- Tabla con datos de contacto, rol, estado y acciones Ver / Editar.
- Modal de creación y edición con formulario completo.
Pasos habituales
- Usa la búsqueda o filtros para localizar un usuario.
- Pulsa Nuevo usuario, completa el formulario y guarda.
- Para editar, pulsa el icono de lápiz en la fila correspondiente.
- Consulta el detalle con el icono de ojo.
Estados de cuenta (vista del personal)
En la tabla de Usuarios, el filtro de estado ayuda a localizar casos especiales:
| Estado | Significado |
|---|---|
| Activo | Uso normal. |
| Con préstamo vencido | El usuario tiene al menos un libro atrasado; no puede pedir nuevos hasta devolver. |
| Cuenta suspendida | No puede iniciar sesión; solo el administrador puede reactivarla. |
| Inactivo | Cuenta desactivada; no aparece para préstamos nuevos. |
5.2 Gestión de materiales
Ruta: /materials
Catálogo interno: registrar y mantener libros, tesis y otros fondos.
5.2 Gestión de materiales
Elementos de la pantalla
- Hero con estadísticas del inventario.
- Botón Nuevo material y exportar listado.
- Búsqueda y filtros por tipo, categoría y disponibilidad.
- Tabla con título, autor, tipo, ejemplares y acciones.
- Formulario modal amplio: metadatos, portada, PDF digital, palabras clave.
- Botón Pantalla completa para trabajo prolongado.
Pasos habituales
- Pulsa Agregar material para abrir el asistente de 3 pasos.
- Paso 1: completa los datos bibliográficos.
- Paso 2: genera los códigos de ejemplares físicos.
- Paso 3: revisa el resumen y pulsa Confirmar y guardar.
- Para más ejemplares después del alta, usa la pantalla Ejemplares.
5.2.1 Guía detallada: registrar un libro nuevo
Al pulsar Agregar material en la pantalla Materiales se abre un asistente de tres pasos. Los campos con asterisco rojo (*) son obligatorios; si falta alguno, el sistema no deja avanzar.
5.3 Ejemplares de un material
Ruta: /materials/:id/copies
Gestión de copias físicas (código de barras, ubicación, estado).
5.3 Ejemplares de un material
Elementos de la pantalla
- Resumen del material (título, autor).
- Botón Nuevo ejemplar.
- Lista de ejemplares con código, ubicación, estado (disponible, prestado, etc.).
- Acciones editar y cambiar estado.
Pasos habituales
- Desde Materiales, abre Ejemplares del material deseado.
- Registra cada copia con su código único y ubicación en estantería.
- Mantén el estado actualizado tras préstamos y devoluciones.
Estados de ejemplar
| Estado | Descripción |
|---|---|
| Disponible | En estantería; puede prestarse. |
| Prestado | En manos de un usuario. |
| Perdido | Reportado como extraviado. |
| Dañado | Con daños; no se presta. |
| Mantenimiento | Temporalmente fuera de servicio. |
5.4 Préstamos
Ruta: /loans
Registro y seguimiento de préstamos activos e historial.
5.4 Préstamos
Elementos de la pantalla
- Hero e indicadores (activos, vencidos, devueltos hoy, etc.).
- Pestañas: Préstamos activos, Historial, Reservas.
- Botón Nuevo préstamo.
- Filtros por usuario, material, fechas y estado.
- Tabla con usuario, material, ejemplar, fechas y acciones (ver, devolver).
- Exportar listado.
Pasos habituales
- Para prestar en mostrador: Nuevo préstamo, busca usuario y ejemplar, confirma.
- Para devolver: localiza el préstamo activo y pulsa Devolver.
- Usa filtros para encontrar préstamos vencidos.
5.4.1 Registrar un préstamo en mostrador
Cuando el estudiante ya tiene el material o recogió uno aprobado por solicitud en línea:
- Préstamos → Nuevo préstamo.
- Busca al usuario por nombre o email. Quien tenga libro atrasado o cuenta suspendida aparecerá bloqueado.
- Busca el ejemplar por código (EJ-001) o título. Solo ejemplares disponibles.
- Ingresa CI y matrícula de garantía (documentos que deja el usuario en mostrador).
- Opcional: observaciones. Confirma — el vencimiento se calcula solo (+5 días).
Registrar devolución
- En Préstamos, filtra Activos o Vencidos, abre el préstamo y pulsa Devolver.
- Indica si la garantía física (CI/matrícula) fue devuelta al usuario.
- El ejemplar vuelve a Disponible; si era su único libro atrasado, el usuario ya puede volver a pedir materiales.
5.5 Devoluciones
Ruta: /returns
Historial de materiales ya devueltos.
5.5 Devoluciones
Elementos de la pantalla
- Indicadores de devoluciones por período.
- Enlace a Préstamos para registrar nuevas devoluciones.
- Filtros por material, tipo, rango de fechas y tamaño de página.
- Tabla histórica con fechas de préstamo y devolución.
- Exportar datos.
Pasos habituales
- Consulta devoluciones por rango de fechas.
- Para registrar una devolución nueva, ve a Préstamos y usa Devolver en el préstamo activo.
5.6 Gestión de solicitudes
Ruta: /digital
Bandeja unificada de solicitudes pendientes (digital y préstamo físico en línea) y tokens activos.
5.6 Gestión de solicitudes
Elementos de la pantalla
- Pestañas: Pendientes (con contador), Digital, Préstamo físico, Tokens activos.
- Lista de solicitudes con solicitante, material, fecha y estado.
- Modal de detalle con botones Aprobar y Rechazar.
- Campo de motivo al rechazar.
- Badge en menú lateral con pendientes.
Pasos habituales
- Abre la pestaña Pendientes al iniciar el turno.
- Pulsa una fila para ver el detalle en el modal.
- Aprueba o rechaza; el usuario recibe notificación automática.
- En Tokens activos revisa accesos PDF vigentes.
6.1 Auditoría
Ruta: /audit
Registro de acciones del sistema para supervisión y trazabilidad. Solo el rol Administrador ve la sección Administración en el menú.
6.1 Auditoría
Elementos de la pantalla
- Contador total de eventos.
- Filtros: ID de usuario, entidad, acción, rango de fechas.
- Tabla con fecha, usuario, acción, entidad y detalle.
- Paginación de resultados.
Pasos habituales
- Define filtros (por ejemplo LOGIN, CREATE_LOAN, APPROVE_DIGITAL).
- Pulsa Buscar para cargar el registro.
- Revisa filas para investigar incidentes o verificar operaciones.
6.2 Reportes
Ruta: /reports
Generación de informes institucionales en PDF, CSV o Excel.
6.2 Reportes
Elementos de la pantalla
- Menú lateral de tipos: Préstamos por período, Usuarios con préstamos vencidos, Materiales más prestados, Accesos digitales, Inventario por estado, Actividad por operador.
- Panel principal con vista previa o parámetros (fechas, etc.).
- Botones Exportar PDF, CSV y Excel (según reporte).
Pasos habituales
- Selecciona el tipo de reporte en el menú izquierdo.
- Ajusta fechas u opciones si el reporte lo requiere.
- Pulsa Exportar PDF para documento formal con encabezado UPEA.
- Pulsa Exportar CSV o Excel para análisis en hoja de cálculo.
7. Resumen rápido por tarea
Atajos directos a los pasos esenciales de cada tarea común, sin rodeos.
Quiero buscar un libro
- Menú Catálogo o enlace público
/catalog. - Busca por título o autor y abre el detalle.
Quiero pedir un libro físico
- Inicia sesión y abre el detalle del material.
- Pulsa Solicitar préstamo y confirma.
- Espera aprobación; recoge en mostrador con CI.
Quiero leer un PDF
- En el detalle del material, pulsa Solicitar PDF.
- Tras aprobación, usa Abrir PDF o revisa Mis solicitudes.
Quiero devolver un libro
- Opcional: en Mis préstamos pulsa Voy a devolver hoy.
- Lleva el ejemplar y tu CI al mostrador de biblioteca.
Quiero dar de alta un libro Bibliotecario
- Materiales → Agregar material.
- Paso 1: título, autores, tipo Libro, clasificación, año e idioma (obligatorios).
- Opcional: portada, ISBN, descripción, palabras clave y PDF digital.
- Paso 2: cantidad de ejemplares → Generar ejemplares (ej. EJ-001, EJ-002).
- Paso 3: revisar resumen → Confirmar y guardar.
8. ¿Por qué a veces no puedo pedir un libro?
Cuando el sistema no te deja solicitar un material, suele ser por una de estas razones. No necesitas conocer códigos internos: lee el mensaje en pantalla y consulta aquí qué significa y qué hacer.
Si se pasó de los 5 días y aún no devolviste el ejemplar, el sistema te impedirá pedir otro material hasta que lo entregues en el mostrador. Sí puedes seguir entrando a tu cuenta y ver Mis préstamos.
Qué hacer: lleva el libro y tu CI al mostrador para registrar la devolución.
Cuándo se soluciona: en cuanto biblioteca registre la devolución (si no tienes otros libros atrasados).
En casos graves (incumplimientos repetidos u otras faltas), el administrador puede suspender la cuenta. Mientras esté suspendida no podrás iniciar sesión ni solicitar materiales.
Qué hacer: acércate o escribe a biblioteca para conocer el motivo y los pasos para reactivarla.
La biblioteca puede desactivar cuentas que ya no deben usarse (egreso, error de registro, etc.). No podrás entrar al sistema.
Qué hacer: contacta a biblioteca para que revisen tu caso.
El título existe en el catálogo, pero en este momento todas las copias físicas están prestadas o no hay stock. No es un castigo: simplemente debes esperar o consultar otro material.
Qué hacer: vuelve más tarde o pregunta en mostrador si hay otra copia.
Por seguridad, tras 5 intentos fallidos al iniciar sesión, el acceso se bloquea unos 15 minutos. No es lo mismo que una suspensión de biblioteca.
Qué hacer: espera 15 minutos e intenta de nuevo, o pide ayuda a biblioteca.
Tabla resumen
| Situación (en palabras simples) | Qué puedes hacer |
|---|---|
| Tienes un libro atrasado sin devolver | Lleva el ejemplar y tu CI al mostrador para devolverlo. |
| Tu cuenta fue suspendida por la biblioteca | Contacta a biblioteca para conocer el motivo y cómo reactivarla. |
| Tu cuenta está desactivada | Pide a biblioteca que revise tu registro. |
| No hay copias disponibles de ese título | Espera o consulta en mostrador si hay otra edición o copia. |
9. Preguntas frecuentes
Respuestas cortas a las dudas más comunes. Si tu problema no está aquí, revisa la sección anterior o contacta a soporte.
Lo más habitual: tienes un libro atrasado sin devolver, tu cuenta está suspendida o desactivada, o ya no quedan copias disponibles de ese título. Revisa la sección 8 de este manual.
Contraseña incorrecta, bloqueo temporal de 15 minutos tras 5 intentos fallidos, cuenta suspendida por biblioteca o cuenta desactivada.
5 días calendario desde el registro o aprobación. La fecha exacta está en Mis préstamos.
No podrás pedir otros libros hasta devolver el atrasado. Al registrar la devolución en mostrador, el aviso se quita si no tienes más préstamos vencidos.
5 días desde la aprobación. Luego debes solicitar de nuevo.
Mi perfil → pestaña Seguridad. Necesitas la contraseña actual.
Contacta a biblioteca. El staff la restablece desde Usuarios; luego cámbiala en tu perfil.
No con solicitudes activas simultáneas. Si fue revocado o venció, puedes solicitar otra vez.
Las entrega el bibliotecario o administrador al registrar tu cuenta.
10. Soporte
Si el problema no está en esta lista, contacta al personal de la Biblioteca Posgrado UPEA.